Іскерлік хат алмасуға арналған сөздер мен сөз тіркестері

Хаттың мазмұны. Әдептілікпен жүгіну тәсілдері

Адресінің бірінші жолында алушының аты мен тегі көрсетіледі, егер олар сізге белгілі болса. Алушының инициалдары алдынан әдептілікпен жүгіну формасы қойылады. Одан кейін хат жазушының аты мен тегі немесе оның инициалдары мен тегі жазылуы мүмкін, бірақ тек тегі емес.

Мысалы:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, бірақ Mr. Tolkien емес

Әдептілікпен жүгіну формалары:

Mrs. — лауазымды тұлға — тұрмыс құрған әйел,
Miss — лауазымды тұлға — тұрмыс құрмаған әйел,
Ms. — лауазымды тұлға — әйелдің тұрмысқа шыққан немесе шықпағаны сізге белгісіз,
Messrs (messiёrs «мырзалар» деген сөздің қысқартылған түрі) — екі немесе одан көп ер адамдарға жүгінгенде қолданылады.

Әдептілікпен жүгінудің басқа да түрлері бар. Олар ғылымдар мен медициналық дәрежелер, әскери шендер, аристократиялық титулдар болуы мүмкін.

Егер алушының аты белгісіз болса, онда оның лауазымы немесе бөлімі көрсетіледі.

Іскери хат-хабарламада елдер атауларының қысқартылған түрлері қолданылады:

UA - Украина
RU — Ресей
US — АҚШ
GB — Ұлыбритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Жапония
G — Германия
DM — Дания

Кіріспе сөз (сәлемдесу) алушының атауымен толық сәйкес болуы керек.

Хат бір адамға (еркекке) бағытталса — Dear Sir "Құрметті мырза".

Егер хат компанияға немесе бірнеше адамға бағытталса, онда Dear Sirs "Құрметті мырзалар" немесе Gentlemen деп жүгіну қажет.

Назар аударыңыз, американдық хаттарда сәлемдесуден кейін қос нүкте қойылады, ал ағылшын хаттарында — үтір. Егер сіздің хатыңыз әйелге бағытталса, онда Dear Madam деп жүгініңіз, Dear Miss деп жазбаңыз, өйткені бұл мәдениетке жатпайды. Әйелдерге жүгіну Mesdames деп айтылады.

Егер алушының жынысы сізге белгісіз болса, онда Dear Sir or Madam деп жазыңыз.

Егер сіз хат жазып отырған адамды жақсы танитын болсаңыз, оның тегіне жүгінуге болады: Dear Mr. Smith.

Ұзақ уақыт бойы хат-хабар алмасу кезінде "Сен" дегенге көшуге болады — Dear Michael. Сіз өз сәлемдесуіңізді жылы әрі жанашыр етуіңізге болады:
My dear Mr. Smith
My dear Michael

Хаттың мазмұнын қабылдаушы бірден түсінсін деп, сәлемдесуден кейін хаттың жалпы мазмұнын қысқаша көрсету әдетте қолданылады. Әдетте, осы мақсатта келесі қысқартулар қолданылады:

"Re" — латынның "in re" деген сөзінен — "іс бойынша";
"Subject" — тақырып;
"Conc" — ағылшынның "concerning" деген сөзінен — қатысты.

Мысалы:

Conc: your request for the documents of January 21, 1997
Subject: labour contract

Мазмұнның бірінші абзацы алушыдан хат алғаныңызды растау немесе келген хатқа сілтеме жасау арқылы басталады.

Әдетте іскери хаттың көлемі бір беттен аспайды. Бірақ егер хаттың көлемі бір беттен көп болса және оның жалғасы қағаздың артқы жағында басылып шықса, бірінші бетінің соңында p.t.o. деген жазу болады, ол Please Turn Over (Қағаздың артқы бетіне қараңыз) дегенді білдіреді.

Алматының тілдік мектептері
Хаттың мазмұны. Қорытынды әдептілік түрі. Қолтаңба. Постскриптум
Қорытынды әдептілік түрін таңдау сәлемдесу формасына байланысты:

Dear Sirs — Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir — We are yours faithfully
Dear Sir/Madame — We remain yours faithfully
Dear Mr. — Yours sincerely
Dear Mrs. — Sincerely yours
Dear Madam — Yours very sincerely
Dear Gentlemen — Yours truly
Gentlemen — Very truly yours

Қорытынды әдептілік түрінен кейін қолтаңба қойылады. Кейде қолтаңба біреудің атынан қойылады. Бұл мынадай түрде болуы мүмкін:

Yours faithfully,
……… (қолтаңба)
M. Jay Fox For the Manager

Кейде For орнына Per, pro немесе p.p. қысқартулары қолданылады, олар латынның per procuratio сөздерінен шыққан, бұл «сенімхатпен, біреудің атынан» дегенді білдіреді:

Sincerely yours,
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager

Егер сіз басқа алушыларға хаттың көшірмелерін жіберсеңіз, онда хаттың соңында мынадай белгі қоюыңыз керек: "c.c." — carbon copies (көшірмелер) немесе Copy to…

Кейде хатты көшірмелермен жібергеніңізді алушыға көрсеткіңіз келмесе, хаттың төменгі жағында "b.c.c." — blind carbon copies (жасырын көшірмелер) деп көрсетіледі.

Егер хатқа қосымша (каталог, келісімшарт, шот және т.б.) қосылса, онда қолтаңбадан кейін төменде көрсетіледі: "Enc:", "Encl:" — бұл Enclosure (қосымша, тіркеу) деген сөздің қысқартылуы.

Мысалы:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)
Encl.: Insurance certificate (1 copy)

Хаттың соңында, қолтаңбадан кейін қосымша мәтін болуы мүмкін, Post Scriptum (P.S.). Бұл жазба сәндік үшін және әшекей үшін емес. P.S. көп іскери хаттарда кездеседі. Әдетте, P.S. хаттың жоғары бөлігінде айтылған ұсынысты растау немесе бірдеңені тез арада жіберуді сұрау сияқты маңызды нәрсені қамтиды.

P.S. бір (!) сөйлемнен тұрады.

Конверттегі ақпарат
Хатты жіберу тәртібі және әдісі, сондай-ақ хат-хабарламаның ерекшеліктері әдетте конвертте көрсетіледі:

AIR MAIL - әуе пошта
By hand - нарочным
Confidential - құпия
Express - экспресс
Please forward - ары қарай жіберу
Private - жеке
Registered - тіркелген
Strictly Confidential - өте құпия
To be called for - талап ету бойынша
Urgent - шұғыл

Іскери хат-хабарламаларға арналған жалпы сөздер мен сөз тіркестері

Хаттың бірінші абзацы
Thank you for your letter of (date), asking if… — (күні) сіздің сұрағыңыз бойынша хат жібергеніңіз үшін рақмет...
We have received your letter of (date), enclosing… — (күні) хатты және оған қосылған құжаттарды алдық...
We are writing to enquire about… — Біз (сұрақ қою мақсатында) жазып отырмыз...
We are interested in… — Біз қызығушылық танытып отырмыз...
We would like to know… — Біз білуге мүдделіміз...
In reply to your letter of (date)… — (күні) хатқа жауап ретінде...
We would like to inform you… — Біз сізге хабарлағымыз келеді...
We are sorry to have to remind you… — Біз сізге еске салуға мәжбүр болғанымызға өкінеміз...
We regret to inform you that… — Біз сізге хабарлауға өкінеміз, өйткені...
We refer to your order №123… — Біз сіздің №123 тапсырысыңызға сілтеме жасаймыз...
With reference to your letter… — Сіздің хатыңызға сілтеме жасай отырып...
With reference to your advertisement in… — Сіздің (орналасқан орын) жарнамаңызға сілтеме жасай отырып...
We refer to our telephone conversation regarding… — Біз (мәселе бойынша) телефон әңгімемізге сілтеме жасай отырып...
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that… — (күні) сіздің хатыңызға жауап ретінде

біз қуаныштымыз...

Хаттың қорытынды абзацы
We are looking forward to hearing from you. — Сізден жауап күтудеміз.
We are looking forward to receiving your reply. — Біз сіздің жауабыңызды күтеміз.
Please let us know if you require further information. — Қосымша ақпарат қажет болса, бізге хабарлаңыз.
We trust that you will take prompt action. — Біз сіздің тез арада әрекет ететініңізге сенеміз.
We will send you the information as requested. — Біз сұраған ақпаратты жібереміз.