Email-ді ағылшын тілінде қалай дұрыс жазуға болады

Современный әлемді интернет арқылы байланыссыз елестету қиын — біз бәріміз, бір жолмен болмаса другим, ресми немесе достық электрондық хат алмасуға тап боламыз. Бұл мақалада біз ағылшын тілінде электрондық хатты қалай дұрыс жазу керектігін айтамыз.

Идеал электрондық хат жазу көзге көрінгендей оңай емес. Бұл тек қана алушыны емес, сонымен қатар әртүрлі жағдайда қолданылуы керек лексиканы да ескеру қажет. Электрондық хаттың екі түрі бар — ресми және бейресми.

Ресми немесе официалды хатты біз сыпайы болғымыз келгенде жазамыз, бірақ алушыны нашар танимыз — бұл жиі іскерлік хат алмасуда болады.

Бейресми — егер біз оқырманмен жақсы таныс болсақ және достық қарым-қатынасымыз болса.

Алматы лингвистикалық мектептері
Міне, ресми және бейресми үндеудің қолданылуының бірнеше мысалдары:

Ресми электрондық хат қарапайым, қысқа, нақты және мазмұнды болуы керек. Арнайы тіл қолданбау қажет, бірақ ауызекі сөздер мен жаргондардан да аулақ болу керек. Мұндай хат әрқашан сыпайы және грамматикалық тұрғыдан дұрыс, анық құрылымы бар болуы тиіс.

Бейресми хатта, керісінше, жаргон, сленг, кішірейтілген сөздер қолдануға болады. Мұндай хатта нақты ережелер жоқ, және ақпаратты еркін түрде ұсынуға болады. Дегенмен, ресми және бейресми хаттардың құрылымы болуы керек.

Электрондық хат құрылымы
Тақырып (Subject)
Әдетте хаттың тақырыбы алушының электрондық пошта мекенжайынан бірден төмен орналасады. Бұл бөлікті елемеу дұрыс емес, өйткені тақырып — бұл алушының алғашқы көретін ақпарат бөлігі.

Әсіресе ресми хат үшін тақырып өте маңызды, өйткені ол хабарламаның негізгі мәнін ашады, оның маңызды немесе маңызды еместігін көрсетеді. Әр жағдайда тақырып хаттың оқылуына немесе оқылмауына әсер етеді.

Жақсы жазылған хат тақырыбы — бұл хабарламаның негізгі идеясы, оның ішінде хабарламаның кілт сөздері немесе маңызды бөлшегі болуы тиіс.

Мысалы, егер сіз әріптесіңізге алдағы жиналыс туралы хабарлағыңыз келсе, келесі тақырыпты жаза аласыз: "meeting on the 26th May at 11 a.m."

Немесе оқыту лекциясы туралы:

"lecture on the 26th March at 10 a.m."

Егер жұмысқа орналасу үшін түйіндеме жіберсеңіз, онда:

"CV for employment."

Әр жағдайда бұл хаттың бөлігі өте қысқа болуы керек, 7 сөйлемнен аспайды және оның мәнін толық жеткізеді.

Бейресми хатта, мысалы, досыңызға жазған хатта, сондай-ақ негізгі ойды көрсетуіңіз керек, бірақ оны ресми түрде емес көрсетуге болады.

Мысалы, егер досыңыз сізге туған күнге шақыру жіберсе, онда жазуға болады:

"Thank you for an invitation."

Үндеу
Тақырыптан кейін хатта алушыға үндеу жазылады, ол негізгі мәтінмен бөлініп тұрады. Әдетте, үндеуден кейін запятая қойылады. Мәтін жаңа жолдан басталады.

Мысалы,

Dear Ms. Jackson,
Thank you…

Міндетті түрде қолданылатын бірнеше үндеулер мен түсіндірмелер:

Бейресми хатта, керісінше, қатал ережелер жоқ.

Негізгі бөлім
Негізгі мәтінді хат жазудың мақсатын белгілейтін сөйлеммен бастаңыз. Іскерлік хатта бірінші абзацты барынша қысқа және мазмұнды ету қажет.

Кейінгі абзацтар сіз айтқан ақпаратты түсіндіреді. Әдетте, ресми хаттар қысқа әрі нақты болып жазылады, артық сөздер мен егжей-тегжейлерден аулақ болу керек.

Әрбір ой бөлігін жаңа абзацпен бөліп отырсаңыз дұрыс болады.

Мұнда іскерлік хаттың бірінші сөйлемін бастауға арналған бірнеше мысал бар:

"Thank you for your letter..." / "Сіздің хатыңыз үшін рахмет..."

"We would like to thank you for your letter of..." / "Сіздің хатыңызға рахмет айтқымыз келеді..."

"I regret to inform you..." / "Сізге өкінішті хабарлауым керек..."

"I’m writing to let you know that..." / "Мен сізге хабарлағалы жазып отырмын..."

"We would like to point out that..." / "Біз сізге назар аударуды қалаймыз..."

"Please could you send me..." / "Өтінемін, маған жібере аласыз ба..."

Бейресми хат үшін мысалдар:

"How are you doing?" / "Қалайсың?"

"It was nice to hear from you recently" / "Сізден жақында хабар алу қуанышты болды"

"I'm sorry I haven't written for such a long time" / "Ұзақ уақыт жазбағаныма кешірім сұраймын"

"Hope you’re well" / "Сіз жақсысыз деп үміттенемін"

Негізгі бөлім бейресми хатта еркін түрде жазылады, нақты ережелер жоқ. Маңыздысы — адресатпен қарым-қатынасыңыздың жақындығы. Егер жақын қарым-қатынасыңыз болмаса, онда егжей-тегжейге бармай, қысқаша жазғаныңыз жөн.

Қосымша файл
Қосымша файл — электрондық хаттың маңызды бөлігі, әсіресе ресми хаттар үшін. Егер құжат жіберсеңіз, міндетті түрде осы туралы хабарлаңыз, әйтпесе алушы оны байқамауы мүмкін.

Мысалдар:

"We enclose..." / "Біз қосамыз…"

"I am sending you..." / "Мен сізге жібере жатырмын…"

"Please find attached..." / "Қосымша қараңыз…"

Қорытынды сөйлем
Электрондық хатта қорытынды сөйлем де болуы керек. Ресми хаттарда мынадай өрнектер қолданылуы мүмкін:

"Sincerely yours," / "Іскери түрде,"

"Kind regards," / "Құрметпен,"

"With many thanks," / "Көп рақметпен,"

"Yours faithfully," / "Сізге адал бола отырып," (егер аты-жөні белгісіз болса)

Бейресми хат үшін:

"Best wishes," / "Ең жақсы тілектермен,"

"Write back soon," / "Жақында жауап жаз,"

"Bye for now," / "Қош бол,"

"See you soon," / "Жақында көремін,"

"Hope to hear from you soon" / "Жақында жауап аламын деп үміттенемін"

Осыдан кейін өз атыңызды және фамилияңызды көрсетіңіз. Егер хатты компанияға жіберсеңіз, өз лауазымыңызды да қосыңыз.

Қосымша кеңестер
Мәтінді форматтау туралы ұмытпаңыз. Абзацтарды қалдырып, батыр немесе курсив жазуды пайдаланыңыз. Бұл мәтіннің көрінісін және оқылуын жақсартады.
Хатты жазғаннан кейін оны дауыстап оқып шығыңыз. Қажетсіз сөздер мен қайталауларды алып тастаңыз.
Мәтін біртұтас болуы керек. Сондай-ақ, ағылшын тіліндегі тыныс белгілерінің негізгі ережелерін ескеріңіз.